با افزایش راهکارهای مختلف سفارش و خرید ویدئو کنفرانس هر روز شاهد تجربیات تلخی در سازمان ها در خرید و استفاده نادرست فناوری ویدئو کنفرانس هستیم.

متاستفانه دانش ناکافی کارشناسان فناوری اطلاعات و سودجویی شرکت های تعمین کننده کالا بعضاً باعث انتخاب های نادرست و تحمیل هزینه های گزاف برای یک سازمان می گردد.

اولین سوال قبل از خرید ویدئوکنفرانس این است که از سازمان سوال شود که به دنبال چگونه جلسه مجازی می باشد.

جلسات مجازی امروز با پیشرفت فناوری و زیر ساخت های شبکه ای بسیار ساده و متنوع شده است.

در فاز اول شما بایستی زیر ساخت شبکه خود را از لحاظ جیتر و پکت لاست چک نموده و بهینه سازی شبکه خود را برای ارتباط تصویری در دستور کار قرار دهید

فاز دوم که کمک کننده فاز اول می باشد انتخاب زیر ساخت ارتباطی تصویری است.(ویدئو کنفرانس نرم افزاری ،ویدئوکنفرانس سخت افزاری و یا وب کنفرانس)

اگر هزینه برای شما در وحله دوم قرار داشته و سادگی کاربری و کمترین لود کاری را برای بخش فناوری اطلاعات سازمان خود در دستور کار دارید بهترین راهکار ویدئوکنفرانس سخت افزاری ویا تلفیقی می باشد.

اگر بودجه یا هزینه تجهیز برای شما در اولویت بالاتری قرار داد ،بایستی تیم قوی پشتیبانی و زیر ساخت مناسب را در دستور کار خود قرار دهید.

روش های سخت افزاری امروز به حداکثر 16 یا 24 نقطه محدود شده و سخت افزارهای استفاده شده قابلیت تجهیز یک سالن کنفرانس حدود 20 نفر را دارا می باشند.

اما روشهای نرم افزار و وب کنفرانس ماهیتاً نیاز به یک سرور درون سازمان یا یک سرور بر روی ابر اینترنت دارند

راهکارهای ابر اینترنتی مانند کمپانی زوم ، لایف سایز ، بیگ بلو باتوم و جیت سی از این دسته از ابزارها می باشند.

راهکارهایی همانند اسکایپ و ادوبی کانکت نیز از روشهای کم هزینه و بدون واسطه می باشند که می توانید بر روی سرور های سازمان خود نصب نمایید.

فاز بعدی کار انتخاب یک وب کم کنفرانس یا کنفرانس کم می باشد. 

بسیاری از دوستان در این مرحله با فروشنگان تماس گرفته و درخواست ویدئوکنفرانس می نمایند و بعضاً توسط برخی فروشنده های سودجو مورد سوء استفاده قرار می گیرند.

سوال بعد ابعاد و اندازه فضایی هست که قصد دارد به ارتباط تصویری متصل گردند.

یک وب کم چند صد هزار تومانی تا یک وب کم چند ده میلیون تومانی در نگاه مصرف کننده شاید یک معنی را داشته باشد.

اما نکته اصلی کاربری و اندازه سالن و فضای هست که در دستور کار قرار دارد.

اگر شما یک اتاق مدیریتی ساده دارید با حدود 8 میلیون تومن و 25 میلیون تومان برای تجهیز یک اتاق کنفرانس متوسط حدود 15 نفره دارد

باری تجهیز سالن های کنفرانس شما از چند ده میلیون تومان تا چند ده میلیارد تومان هزینه خواهید داشت.